งานห้องสมุด

การสแกนสารบัญวารสารใหม่

        บริการสารบัญวารสารใหม่ทันใจ คือ บริการสแกนสารบัญวารสารที่มาใหม่ในห้องสมุดส่งให้ผู้ใช้บริการผ่านทางอีเมล์ เพื่อให้ผู้ใช้บริการได้ทราบถึงรายละเอียดว่าวารสารฉบับนั้น ๆ มีบทความที่ตนเองสนใจหรือไม่ เกี่ยวกับอะไรบ้าง และเพื่อลดการเสียเวลาในการค้นหาวารสารบนชั้นหนังสืออีกด้วย           ขั้นตอนการสแกนสารบัญวารสาร           1. คัดแยกวารสารที่ต้องทำการสแกนตามรายชื่อที่ผู้ใช้บริการต้องการสารบัญ           2. เปิดโปรแกรม Canon MP Navigator EX เพื่อสแกน >> คลิกเลือก PDF            3. นำวารสารที่ต้องการสแกนวางบนเครื่องสแกน          4. หลังจากเลือก PDF แล้ว …

การสแกนสารบัญวารสารใหม่ Read More »

เทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย

         สวัสดีค่ะทุกท่าน กลับมาพับกบเอ้ย ! พบกลับสาระดีดีเช่นเคยนะคะ สำหรับวันนี้ผู้เขียนจะขอเล่าเทคนิคการร่างหนังสืออย่างง่าย เชื่อว่าหลายๆท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐหรือทำงานเอกชนเองก็ตาม ต่างก็คงเคยเห็นหนังสือราชการ อันที่จริงแล้วตามระเบียบงานสารบรรณเองก็จะแบ่งประเภทของหนังสือราชการ เป็น 6 ประเภท ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือภายนอกหนังสือสั่งการ หนังสือประทับตรา หนังสือประชาสัมพันธ์และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งหนังสือทุกประเภทล้วนก็มีความสำคัญและใช้ตามบริบทที่ต่างกันออกไป    ด้วยตัวผู้เขียนเองปฏิบัติหน้าที่งานสารบรรณ สังกัดฝ่ายสนับสนุนงานบริหาร ของสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ วันนี้ก็จะขอรวบรวมเทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย สำหรับทุกท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐซึ่งต้องติดต่อกันไปมาระหว่างหน่วยงานทั้งในม.อ. หรือหน่วยงานอื่นๆ ก็ดี  ในบล็อกนี้จะไม่ขอลงรายละเอียดลึก แต่จะขอเล่าถึงส่วนประกอบที่สำคัญและเทคนิคดีดีของการร่างหนังสือราชการนะคะ มาดูกันเลยค่ะ 1. การเขียนหัวเรื่อง คือหัวเรื่องที่เราต้องการจะสื่อ เน้นใจความย่อสั้นที่สุด กระชับ โดยเราจะต้องคำนึงถึงสองส่วน ได้แก่ให้พอรู้ใจความของหนังสือ และให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง เพราะฉนั้นเรื่องที่ดีต้องมีลักษณะดังนี้ค่ะ – ย่อสั้นที่สุด ไม่ควรเกิน 2 บรรทัด – สื่อใจความหลักของสาร ดูแล้วรู้ว่าผู้ส่งสารต้องการอะไรจากเรื่องนี้ เน้นเป็นประโยคที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ขอความอนุเคราะห์/ขอส่งข้อมูล/ตรวจสอบหนี้สิน/ขอความร่วมมือ – แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ เพื่อความสะดวกในการค้นหาและใช้อ้างอิง …

เทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย Read More »

การลงทะเบียนวารสาร

    การลงทะเบียนวารสารเป็นการบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับวารสารทุกฉบับที่ห้องสมุดได้รับ วารสารที่ได้ผ่านกระบวนการจัดหามาหรือได้รับบริจาคมาแล้ว จะถูกนำมาลงทะเบียนวารสารใหม่  โดยการคัดเลือกของผู้รับผิดชอบงานวารสารว่าวารสารที่นำมาลงทะเบียนตรงตามความต้องการของผู้ใช้บริการ ขั้นตอนการปฏิบัติงานลงทะเบียนวารสาร 1. ตรวจสอบวารสารว่ามีใบเสร็จ ใบแทรก ใบตอบรับหรือเอกสารสำคัญอื่นๆ อีกหรือไม่ เพื่อใช้เป็นหลักฐานหรือจะดำเนินการอย่างอื่นต่อไป 2. ตรวจความเรียบร้อยของตัวเล่ม ว่ามีส่วนใดชำรุดเสียหายไปบ้างหรือไม่ เพื่อที่จะได้ส่งกลับสำนักพิมพ์เพื่อเปลี่ยนเป็นฉบับใหม่แทน 3. ค้นหาวารสารในระบบ ALIST 4. วารสารที่ไม่มีรายการระเบียนบรรณานุกรม ให้ส่งบรรณารักษ์เพื่อพิจารณาสร้างระเบียนบรรณานุกรม(Create Record)สร้างรูปแบบการพิมพ์วารสาร (MARC holding record) และสร้างรายการบัตรลงทะเบียน (Serial Check-in Card) 5. วารสารที่มีระเบียนบรรณานุกรมแล้ว ให้ตรวจสอบฉบับที่ เดือน ปี ของวารสารก่อนลงทะเบียนวารสารในบัตรลงทะเบียน (Check-in Card) 6. จากนั้นติดเลขหมู่(Local Call) บาร์โค้ด(Barcode) สถานะให้ยืมได้ และสติ๊กเกอร์วารสารใหม่เพื่อบอกผู้ใช้บริการ 7. ประทับตรามหาวิทยาลัยตรงหน้าปกใน สันทั้ง 3 ด้าน และประทับวันที่ให้เรียบร้อย 8. หากมีการจัดทำสารบัญวารสารใหม่ส่งผู้ใช้บริการหรือทำดรรชนีให้โน้ตไว้แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้     …

การลงทะเบียนวารสาร Read More »

การทำลายหนังสือราชการ

         สวัสดีค่ะนักอ่านชาว KM ทุกท่าน วันนี้ผู้เขียนจะมาขอเล่าเรื่องราวความสำคัญของการทำลายหนังสือราชการ โดยปกติแล้วงานสารบรรณจะมีหน้าที่ในส่วนของการดูเอกสารทางราชการตั้งแต่การร่างหนังสือ การส่งออก การจัดเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายเอกสาร โดยอ้างตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อที่ 66 – 70.2 กำหนดให้ดำเนินการทำลายหนังสือทางราชการภายใน 60 วันหลังจากสิ้นปีปฏิทิน ซึ่งหนังสือราชการที่ทำลายก็จะเป็นหนังสือทางราชการที่ครบอายุการเก็บตามระเบียบของงานสารบรรณ หรือเป็นหนังสือที่หมดความจำเป็นในการใช้งานแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนงาน จึงมีความจำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนงานมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารในปีต่อๆไป           เรามาดูขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการกันค่ะ ว่ามีวิธีการอย่างไรบ้าง ขั้นตอนที่ 1 สํารวจเอกสารและสิ่งของที่จะทําลาย พร้อมทั้งแต่งตั้งคณะกรรมการสํารวจเอกสารและสิ่งของ โดยประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน ขั้นตอนที่ 2 เมื่อสํารวจเอกสารและสิ่งของเรียบร้อยแล้ว จัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย โดยเรียนถึงหัวหน้าของส่วนงาน ขั้นตอนที่ 3 รายงานผลการสํารวจเอกสารและสิ่งของตามแบบบัญชีหนังสือขอทําลาย ให้หัวหน้าของส่วนราชการเป็นผู้พิจารณา ขั้นตอนที่ 4 หัวหน้าของส่วนงานพิจารณาสั่งการ ขั้นตอนที่ 5 ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้กองจดหมายเหตุแหงชาติ …

การทำลายหนังสือราชการ Read More »

การทวงถามวารสาร

       การทวงถามวารสารเป็นการดำเนินการติดตามทวงวารสารฉบับที่ห้องสมุดยังไม่ได้รับตัวเล่มจากสำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายวารสารในช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อให้วารสารรายชื่อนั้นๆมีครบสมบูรณ์ทุกฉบับเพื่อให้บริการผู้ใช้ต่อไป ดังนั้นผู้ที่รับผิดชอบงานด้านวารสารจึงจำเป็นต้องมีการทวงถามวารสารอย่างต่อเนื่องเพราะเป็นผู้ที่มีความรู้เรื่องการกำหนดออกวารสารของแต่ละรายชื่อ ในการทวงถามวารสาร สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ ได้ใช้วิธีการทวงถาม 3 วิธี คือ       1. ทวงถามสำนักพิมพ์หรือตัวแทนทางโทรศัพท์ เป็นช่องทางที่สะดวก รวดเร็ว และสามารถทำได้ทันที แต่มีข้อเสียคือ ไม่มีลายลักษณ์อักษร ผู้รับผิดชอบทวงถามจึงต้องจดรายละเอียดให้ดี           2. ทวงถามสำนักพิมพ์หรือตัวแทนผ่านทาง E-Mail   ผู้รับผิดชอบทำการส่ง E-Mail ไปยังสำนักพิมพ์ที่ห้องสมุดเป็นสมาชิก โดยมีรายละเอียดดังนี้ ชื่อวารสาร ฉบับที่ เล่มที่ ปีที่ หมายเลขสมาชิก  เพื่อให้ทางสำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายส่งวารสารมา              3. ทำหนังสือราชการขอทวงวารสาร โดยมีรายละเอียดขั้นตอนดังนี้           …

การทวงถามวารสาร Read More »

The Double Diamond Design Process แนวความคิดสู่ความเป็นเลิศ

      สวัสดีค่ะผู้อ่านชาว KM ทุกท่าน บล็อกที่แล้วทุกท่านคงจะได้อ่านกันแล้วใช่ไหมคะ ผู้เขียนได้เล่าเรื่องราวของกระบวนการคิดเชิงออกแบบ (Design Thinking) ซึ่งเป็นวิธีที่คิดค้นโดย Stanford ประกอบด้วย 5 ขั้นตอน ได้แก่ Empathise Define Ideate Prototype และ Test ซึ่งถือเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราฝึกกระบวนการคิด ฝึกความคิดสร้างสรรค์ ตลอดจนไปสู่การค้นพบนวัตกรรมใหม่ๆ         สำหรับบล็อกนี้เราก็จะมาแชร์กระบวนการคิดเชิงออกแบบอีก 1 โมเดลที่นิยมนำมาใช้กับงานบริหารจัดการตลอดจนสร้างสรรค์การทำงานให้กับองค์กรของเรา นั่นก็คือ The Double Diamond Design Process : กระบวนการออกแบบแบบเพชร 2 เม็ด ซึ่งคิดค้นโดย UK Design Council โมเดลนี้ได้รับความนิยมในระดับสากลซึ่งประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนที่เรียกง่ายๆ ว่า 4D แบ่งเป็น 4 ขั้นตอน ดังนี้   …

The Double Diamond Design Process แนวความคิดสู่ความเป็นเลิศ Read More »

Design Thinking เครื่องมือสู่ความสำเร็จทางความคิด

หลายปีมานี้ ทุกท่านอาจจะเคยได้ยินกระบวนการคิดทางสมองเพื่อแก้ไขปัญหาในหลากหลายรูปแบบ และเราสามารถเข้าใจถึงปัญหานั้นๆ นำไปต่อยอดสู่การสร้างนวัตกรรมที่ใช้งานได้จริง วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจถึงกระบวนการคิดเชิงออกแบบ (Design Thinking) ซึ่งถูกคิดค้นโดยสถาบันชื่อดัง Stanford d.school ค่ะ Design Thinking เป็นวิธีการคิดเชิงออกแบบที่ทำให้เกิดแนวทางพื้นฐานสำหรับการแก้ปัญหาต่างๆ ที่ซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็นปัญหาภายในองค์กร ปัญหาด้านการใช้ชีวิตประจำวันของมนุษย์ ด้วยการที่เราต้องเข้าไปทำความเข้าใจความต้องการของมนุษย์ กำหนดกรอบของปัญหาโดยเน้นมนุษย์เป็นจุดศูนย์กลาง (Human Centered) ใช้วิธีการระดมสมอง (ฺBrainstorm) เพื่อหาไอเดียที่หลากหลาย และนำไปสู่การสร้างต้นแบบ จนถึงการทดสอบ “Design Thinking is a human centered and collaborative approach to problem solving, using a designed mindset to solve complex problem” – Tim Brown (British Industrial designer & President of …

Design Thinking เครื่องมือสู่ความสำเร็จทางความคิด Read More »

การทำดรรชนีวารสาร

ดรรชนีวารสารคืออะไร มีประโยชน์อย่างไร     ดรรชนีวารสาร (Periodical Index) เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาบทความในวารสารต่างๆ ที่เราต้องการค้นได้โดยสะดวก รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาในการเปิดหาบทความที่เราต้องการจากตัวเล่มทีละเล่ม ถึงแม้ว่าจะไม่ทราบชื่อผู้แต่งหรือชื่อเรื่อง แต่ก็สามารถค้นหาได้ด้วยการค้นจากหัวเรื่องที่เราต้องการ เพราะในดรรชนีวารสารจะบอกให้ทราบถึงชื่อผู้เขียนบทความ ชื่อบทความ ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี และเลขหน้าของบทความ การเลือกบทความในวารสารแต่ละเล่มเพื่อจัดทำดรรชนีวารสารลงในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (ALIST) มีหลักเกณฑ์ในการคัดเลือกดังนี้       1. เป็นบทความวิชาการ บทความวิจัย บทความปริทัศน์ บทวิจารณ์หนังสือ บทความทางเทคโนโลยี      2.เป็นบทความอื่นๆ ที่มีคุณค่าและให้สาระความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการศึกษาค้นคว้าที่เกี่ยวข้องกับการเรียนการสอนในมหาวิทยาลัย      3. เป็นบทความที่มีความทันสมัย หายาก น่าสนใจมีเนื้อหาครบถ้วน ภาษาที่ใช้เหมาะสมและเป็นที่พูดถึง       4. เป็นวารสารที่ทางหอสมุดได้รับต่อเนื่อง       5. ไม่มี Link …

การทำดรรชนีวารสาร Read More »

อัดหน้าจอผ่านโปรแกรม Xbox ฟรี ใน Windows 10

    วันก่อนนี้นึกอยากจะอัดหน้าจอวิดีโอเลยนั่งเสาะหาวิธีการจนไปเจอวิธีนี้มาโดยบังเอิญเลยอยากจะมาแนะนำให้ทุกคนรู้จักกัน  ใครที่อยากบันทึกหน้าจอเป็นภาพวิดีโอ ก็สามารถทำเองได้โดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมเสริมแล้ว เพียงแค่ใช้คอมพิวเตอร์ของเราเองที่มี Windows 10 อยู่ในเครื่อง ก็สามารถทำได้แล้ว ไม่ต้องดาวน์โหลดหรือซื้อโปรแกรมเพิ่มหลายๆคนอาจจะยังไม่รู้ว่า Windows 10 มี Hidden Feature หรือฟังก์ชันลับๆ ที่มีชื่อว่า Xbox game อันนี้อยู่  ซึ่งเป็น feature ที่ผู้ใช้งานสามารถอัดวิดีโอหน้าจอหรือจะแคปเจอร์ภาพนิ่งไว้ก็ได้เหมือนกัน เหมาะสำหรับใครที่ต้องการจะอัดหน้าจอขนาดสอน หรือสาธิตวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปวิดีโอ    หากต้องการใช้งานก็แค่เพียงทำตามขั้นตอนดังนี้ 1. กดปุ่ม windows + G บนคีย์บอร์ด ซึ่งเป็นการเปิดหน้าแถบเมนูใน game bar ของ Xbox 2.จะปรากฏข้อความ “Do you want to open game bar?” สำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้งาน จากนั้นให้คลิก “Yes, This is game” 3.เมื่อ …

อัดหน้าจอผ่านโปรแกรม Xbox ฟรี ใน Windows 10 Read More »