งานสนับสนุนบริหาร

เทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย

         สวัสดีค่ะทุกท่าน กลับมาพับกบเอ้ย ! พบกลับสาระดีดีเช่นเคยนะคะ สำหรับวันนี้ผู้เขียนจะขอเล่าเทคนิคการร่างหนังสืออย่างง่าย เชื่อว่าหลายๆท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐหรือทำงานเอกชนเองก็ตาม ต่างก็คงเคยเห็นหนังสือราชการ อันที่จริงแล้วตามระเบียบงานสารบรรณเองก็จะแบ่งประเภทของหนังสือราชการ เป็น 6 ประเภท ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือภายนอกหนังสือสั่งการ หนังสือประทับตรา หนังสือประชาสัมพันธ์และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งหนังสือทุกประเภทล้วนก็มีความสำคัญและใช้ตามบริบทที่ต่างกันออกไป    ด้วยตัวผู้เขียนเองปฏิบัติหน้าที่งานสารบรรณ สังกัดฝ่ายสนับสนุนงานบริหาร ของสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ วันนี้ก็จะขอรวบรวมเทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย สำหรับทุกท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐซึ่งต้องติดต่อกันไปมาระหว่างหน่วยงานทั้งในม.อ. หรือหน่วยงานอื่นๆ ก็ดี  ในบล็อกนี้จะไม่ขอลงรายละเอียดลึก แต่จะขอเล่าถึงส่วนประกอบที่สำคัญและเทคนิคดีดีของการร่างหนังสือราชการนะคะ มาดูกันเลยค่ะ 1. การเขียนหัวเรื่อง คือหัวเรื่องที่เราต้องการจะสื่อ เน้นใจความย่อสั้นที่สุด กระชับ โดยเราจะต้องคำนึงถึงสองส่วน ได้แก่ให้พอรู้ใจความของหนังสือ และให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง เพราะฉนั้นเรื่องที่ดีต้องมีลักษณะดังนี้ค่ะ – ย่อสั้นที่สุด ไม่ควรเกิน 2 บรรทัด – สื่อใจความหลักของสาร ดูแล้วรู้ว่าผู้ส่งสารต้องการอะไรจากเรื่องนี้ เน้นเป็นประโยคที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ขอความอนุเคราะห์/ขอส่งข้อมูล/ตรวจสอบหนี้สิน/ขอความร่วมมือ – แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ เพื่อความสะดวกในการค้นหาและใช้อ้างอิง …

เทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย Read More »

การทำลายหนังสือราชการ

         สวัสดีค่ะนักอ่านชาว KM ทุกท่าน วันนี้ผู้เขียนจะมาขอเล่าเรื่องราวความสำคัญของการทำลายหนังสือราชการ โดยปกติแล้วงานสารบรรณจะมีหน้าที่ในส่วนของการดูเอกสารทางราชการตั้งแต่การร่างหนังสือ การส่งออก การจัดเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายเอกสาร โดยอ้างตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อที่ 66 – 70.2 กำหนดให้ดำเนินการทำลายหนังสือทางราชการภายใน 60 วันหลังจากสิ้นปีปฏิทิน ซึ่งหนังสือราชการที่ทำลายก็จะเป็นหนังสือทางราชการที่ครบอายุการเก็บตามระเบียบของงานสารบรรณ หรือเป็นหนังสือที่หมดความจำเป็นในการใช้งานแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนงาน จึงมีความจำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนงานมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารในปีต่อๆไป           เรามาดูขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการกันค่ะ ว่ามีวิธีการอย่างไรบ้าง ขั้นตอนที่ 1 สํารวจเอกสารและสิ่งของที่จะทําลาย พร้อมทั้งแต่งตั้งคณะกรรมการสํารวจเอกสารและสิ่งของ โดยประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน ขั้นตอนที่ 2 เมื่อสํารวจเอกสารและสิ่งของเรียบร้อยแล้ว จัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย โดยเรียนถึงหัวหน้าของส่วนงาน ขั้นตอนที่ 3 รายงานผลการสํารวจเอกสารและสิ่งของตามแบบบัญชีหนังสือขอทําลาย ให้หัวหน้าของส่วนราชการเป็นผู้พิจารณา ขั้นตอนที่ 4 หัวหน้าของส่วนงานพิจารณาสั่งการ ขั้นตอนที่ 5 ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้กองจดหมายเหตุแหงชาติ …

การทำลายหนังสือราชการ Read More »

การกำหนดรหัสพยัญชนะและเลขหนังสือของส่วนงาน สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ

สวัสดีค่ะชาว KM ทุกท่าน สาระน่ารู้ของเราในวันนี้นั่นก็คือเรื่อง การกำหนดรหัสพยัญชนะและเลขหนังสือของส่วนงานหอสมุดคุณหญิงหลงฯ เชื่อว่าทุกท่านอาจจะเห็นผ่านตากันมาบ้างแล้วใช่มั๊ยคะ เมื่อเราต้องการส่งหนังสือราชการจะปรากฎเลขหนังสือส่งออกของแต่ละส่วนงาน อยู่ด้านซ้ายของเอกสาร โดยประกอบด้วยรหัสพยัญชนะ และตัวเลข สิ่งเหล่านี้มีที่มาและสามารถบอกอะไรกับพวกเราได้บ้าง ลองมาดูกันค่ะ โดยปกติแล้วหนังสือราชการที่เป็นหนังสือส่งออกภายใน (ภายในมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์) จะเป็นเลขที่หนังสือ มอ 187/ ….. และหนังสือราชการที่เป็นหนังสือส่งออกภายนอก จะเป็นเลขที่ อว 6801.18/ …. สำหรับการกำหนดรหัสพยัญชนะและเลขเอกสารนั้น ได้ถูกกำหนดมาจากกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม อ้างอิงจากประกาศ ลงวันที่ 28 พฤษภาคม 2562 เรื่อง การกำหนดรหัสพยัญชนะประจำกระทรวงและเลขประจำของเจ้าของเรื่องของกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม โดยกำหนดเลขเอกสารของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ คือ อว 68… จากนั้นมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้กำหนดเลขที่หนังสือของแต่ละส่วนงาน เพื่อใช้ในการบริหารงานเอกสาร การติดต่อ และอ้างอิงเอกสาร โดยมีดังนี้ ดังนั้น ถ้าเราต้องการจะร่างหนังสือราชการส่งออกภายนอก เลขที่หนังสือของส่วนงานของเรา คือ อว 6801.18/ …… หวังว่าเนื้อหาสาระของงานสารบรรณในวันนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะคะ …

การกำหนดรหัสพยัญชนะและเลขหนังสือของส่วนงาน สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ Read More »

ตรวจใบเสร็จอย่างไร ? …ไม่ให้พลาด…

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง กรณี ร้านค้าไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด ให้ได้ สามารถใช้เอกสารใบแทนการรับเงินได้ นั่น คือ “ใบสำคัญรับเงิน” รับรองว่า หากเราตรวจสอบใบเสร็จให้มีรายละเอียด ตามตัวอย่างทั้ง 6 ข้อ ไม่ว่าเราส่งใบเสร็จกี่ครั้งก็จะไม่พลาด แน่นอนค่ะ แล้วเรามาพบกันครั้งต่อไปกับสาระน่ารู้ทางการเงินกันนะคะ ส่วนจะเป็นเรื่องอะไรรอติดตามกันได้คะ

ภาษาราชการ เข้าใจยากจริงหรือ?

       สวัสดีค่ะชาว KM ทุกท่าน กลับมาพบกันอีกแล้วนะคะ สำหรับเรื่องที่แล้วก็ได้แนะนำการย่อลิงก์เอกสารโดยใช้ Bitly ไปแล้ว ทุกท่านได้ลองใช้กันแล้วหรือยังคะ วันนี้เราก็จะพามาทำความเข้าใจในคำศัพท์ทางภาษาราชการกันค่ะ มีคนเคยถามว่าทำไมภาษาราชการต้องเขียนให้เข้าใจยากด้วย นั่นน่ะสิคะ ทำไมกันล่ะคะ วันนี้เราจะมาไขข้อสงสัยกันค่ะ จริง ๆ แล้วทุกภาษาต่างก็มีภาษาราชการ (ภาษาเขียน) และภาษาพูด (ภาษาปาก) ด้วยกันทั้งนั้น เหตุที่ต้องมีภาษาราชการนั้น เพราะในปัจจุบันนี้มีคำศัพท์เกิดขึ้นใหม่เรื่อย ๆ การตีความก็จะต่างกันไป ดังนั้นเราต้องใช้ภาษาราชการที่มีหลักการตีความและนิยามตายตัว เพื่อให้ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารเข้าใจถึงเรื่องที่ต้องการจะสื่อตรงตามวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ ฉะนั้นแล้วสำหรับมือใหม่หัดเขียนในเริ่มต้นอาจจะยาก และไม่ค่อยคุ้นชินกับคำศัพท์สักเท่าไหร่ ถ้าได้ใช้บ่อยๆ รับรองว่าไม่ยากเกินความสามารถแน่นอนค่ะ วันนี้เราก็จะขอนำตัวอย่างการใช้คำในภาษาราชการเบื้องต้น สำหรับมือใหม่หัดเขียนหนังสือราชการ อาจจะมีคำศัพท์บางคำเราอาจจะยังแยกไม่ออกระหว่างภาษาราชการกับภาษาพูด เราจึงขอนำตัวอย่างคำศัพท์มาให้ทุกท่านได้ดูกัน หวังว่าทุกท่านจะนำสาระความรู้ในเรื่องนี้ไปประยุกต์ใช้ร่างหนังสือร่างราชการกันนะคะ ขอขอบคุณรูปภาพจากเฟสบุ๊ค ดอกบัวใต้เสาชิงช้า สำหรับข้อมูลดี ๆ ค่ะ

How to บันทึกความเห็นในระบบ E-DOCs

ในการเดินทางไปประชุม สัมมนา อบรมวิชาการ หรือเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ ของบุคลากรในสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ ทุกท่านจำเป็นต้อง “บันทึกความเห็น” ในระบบ E-DOCs เพื่อขออนุมัติหัวหน้าฝ่ายและผู้อำนวยการเสียก่อน ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีว่าการใช้งานระบบ E-DOCs นั้น ยังมีความสับสนอยู่พอสมควร บางท่านไม่ได้ทำบ่อย บางท่านไม่เคยทำเลย .. วันนี้ฝ่ายสนับสนุนงานบริหาร จึงมาแนะนำวิธีการบันทึกความเห็นให้ทุกท่านได้ศึกษาและทบทวน กันลืมค่ะ ขั้นตอนที่ 1 : เข้าสู่ระบบผ่านทาง https://edoc.psu.ac.th/Login.aspx โดยใช้ psu passport ขั้นตอนที่ 2 : เลือกเมนู “เอกสารถึงตัวท่าน” เพื่อหา ช่องบันทึกความเห็น ของเอกสารที่ต้องการขออนุมัติ *อย่าเข้าที่เมนู “ค้นหา” เพราะจะเจอเอกสารที่ ไม่มีช่องสำหรับบันทึกความเห็น ค่ะ ขั้นตอนที่ 3 : เลือกเมนู “ค้นหาแบบละเอียด” (1) เพื่อค้นหาเอกสาร และเลือกค้นหาจาก “เลขที่เอกสาร” (2) พร้อมใส่เลขที่เอกสารในช่อง “คำค้น” (3) …

How to บันทึกความเห็นในระบบ E-DOCs Read More »