สรุปการบรรยายเรื่องแนวปฏิบัติด้านดิจิทัลในงานห้องสมุด หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ โดยอาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการความรู้วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ในการสัมมนาวิชาการ “Smart Library to Smart Society” วันพฤหัสบดีที่ 15 กุมภาพันธ์ 2562 ณ ห้องประชุมห้องดอยหลวงและดอยนาง ชั้น 2 โรงแรมแคนทารี ฮิลล์ เชียงใหม่ อาจารย์บุญเลิศกล่าวว่าที่ผ่านมาฝ่ายบริการความรู้วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ได้รับคำถามและการขอคำแนะนำปรึกษาเกี่ยวกับการบริหารจัดการพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุดิจิทัลจากหลายหน่วยงาน โดยเฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้องกับดิจิทัล จึงเห็นว่าเป็นประเเด็นที่ควรนำเสนอและหารือร่วมกัน…
ยกตัวอย่างประเด็นที่พบคือการดำเนินการงานห้องสมุดมีมาตรฐานการสำหรับการวิเคราห์และการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ เช่น MARC, AACR2, RDA และหัวเรื่องหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress Subject Heading) ห้องสมุดยังมีระบบบริหารจัดการห้องสมุดซึ่งประกอบด้วยโมดูลการทำงานต่าง ๆ อย่างชัดเจน เช่น โมดูลยืมคืน (Circulation) โมดูลการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ (Cataloging) และฐานข้อมูลสำหรับค้นหารายการและข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุด (Online Public Access Catalog : OPAC) ขณะที่พิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุส่วนใหญ่ในประเทศไทย มีเพียงเว็บไซต์ที่ใช้แสดงรายการวัตถุหรือเอกสารจดหมายเหตุเท่านั้น
ดังนั้นจึงเป็นที่มาของคำถามว่างานจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ใช้มาตรฐานอะไรในการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุและวัตถุภายในพิพิธภัณฑ์ โดยที่ผ่านมาพบว่าห้องสมุดหลายแห่งได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่พัฒนาหอจดหมายเหตุ และมีการใช้มาตรฐานในงานห้องสมุดกับงานจดหมายเหตุ เช่น การใช้หัวเรื่องหอสมุดรัฐสภาอเมริกันและการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในระบบห้องสมุด ซึ่งถ้าหากงานห้องสมุด จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ต้องมีมาตรฐาน ก็ควรใช้มาตรฐานที่ถูกออกแบบพัฒนาเพื่องานหรือโดเมน (Domain) นั้น ๆ แม้ว่าจะพบมีการใช้มาตรฐาน ISAD (G) (General International Standard Archival Description) ในงานจดหมายเหตุบางแห่ง แต่ก็พบว่าไม่มีการเรียนการสอนเรื่องดังกล่าวในรายวิชาหรือในหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง ยกตัวอย่างโมดูลของงานพิพิธภัณฑ์ที่สำรวจ เช่น โปรแกรม TMS ประกอบด้วยโมดูล Objects Bibliography Exhibitions Loans Media Constituents และ Sites ซึ่งอาจารย์ได้แนะนำแผนภาพการสำรวจเมทาดาทาของแต่ละงานหรือโดเมน ซึ่งแต่ละโดเมนมีมาตรฐานเมทาดาทาเฉพาะ แต่ที่ผ่านมาพบว่ามีความเข้าใจคลาดเคลื่อนคือมีการนำมาตรฐานเมทาดาทาอย่างดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) มาใช้กับทุกงานหรือโดเมน ซึ่งตามหลักการแล้วดับลินคอร์เมทาดาทาเป็นเมทาดาทา สำหรับการแลกเปลี่ยนรายการข้อมูลหรือทรัพยากรสารสนเทศ (Exchange) และการทำงานร่วมกันของระบบ (Interoperability) ซึ่งหากหน่วยงานใดไม่มีแนวคิดหรือนโยบายเรื่องการเปิด หรือการแบ่งปันข้อมูลหรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ดับลินคอร์เมทาดาทา พิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุไม่ควรถูกจำกัดด้วย 15 เขตข้อมูล (Element) ของดับลินคอร์เมทาดาทา
อาจารย์บุญเลิศได้กล่าวถึงขั้นตอนการบริหารจัดการพิพิธภัณฑ์ กรณีศึกษาของพิพิธภัณฑ์พระราชวังแห่งชาติกู้กง ไว้ดังนี้…
….พิพิธภัณฑ์พระราชวังแห่งชาติกู้กง (National Palace Museum: NPM) ประเทศไต้หวัน คือพิพิธภัณฑ์ที่รวบรวมและจัดเก็บวัตถุล้ำค้ามากกว่า 7 แสนชิ้น จากพระราชวังต้องห้าม โดยพิพิธภัณฑ์พระราชวังแห่งชาติกู้กง ตระหนักถึงความจริงเกี่ยวกับการเสื่อมสภาพตามกาลเวลาของวัตถุล้ำค่าแม้จะมีความพยายามในการสงวนรักษาเป็นอย่างดีแล้วก็ตาม จึงได้ดำเนินการสแกนและถ่ายภาพวัตถุล้ำค่าของพิพิธภัณฑ์ และเผยแพร่แก่ผู้สนใจศึกษาในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งมีขั้นตอนของการบริหารจัดการที่น่าสนใจ โดยเริ่มจาก…
- การศึกษาและการกำหนดมาตรฐานดิจิทัลในการบริหารจัดการวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ
- การแปลงข้อมูลวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (Digitization) ด้วยความละเอียดสูงสุด ตามมาตรฐานที่ศึกษาและระบุไว้
- การใส่เมทาดาทาลงไปในไฟล์ดิจิทัลของวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ แต่ละชิ้น
- การจัดการสีของภาพที่ได้จากขั้นตอน Digitization ยกตัวอย่างเช่น เมื่อสแกนและพิมพ์ไฟล์ดิจิทัลของวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ ที่ผ่านขั้นตอน Digitization ต้องได้สีเดียวกับวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ ต้นฉบับ
- การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของพิพิธภัณฑ์ โดยการฝังลายน้ำ (Water mark) ลงไปในไฟล์ดิจิทัลของวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ แต่ละไฟล์
- การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลของวัตถุพิพิธภัณฑ์ฯ โดยจัดเก็บไฟล์ที่มีความละเอียดสูง เพื่อที่หากวัตถุต้นฉบับชำรุด เสียหายหรือสูญหาย พิพิธภัณฑ์ก็ยังมีไฟล์ดิจิทัลที่มีความละเอียดสูงของวัตถุนั้นๆ เพื่อเผยแพร่และอ้างอิง
- พิพิธภัณฑ์พระราชวังแห่งชาติกู้กงยังได้พัฒนาระบบเปิดเพื่อการเผยแพร่และการเข้าถึงรายการข้อมูลและไฟล์ดิจิทัลของวัตถุพิพิธภัณฑ์แก่ทุกคนที่สนใจ เพื่อรองรับแนวคิดและนโยบาย Open data ของรัฐบาลประเทศไต้หวัน
สิ่งที่เห็นได้ชัดกับพัฒนาการของกู้กงไต้หวันคือยุคหนึ่งสนใจการปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของพิพิธภัณฑ์ โดยการฝังลายน้ำ (Water mark)
ปัจจุบันเปลี่ยนแนวทางการดำเนินการสู่ยุคเปิด (Open) เป็นต้นการทำเอกสารประเภท Digitization อาจารย์บุญเลิศได้ให้แนวทางไว้ดังนี้- การเลือกบันทึกเอกสารในฟอร์แมต JPG หรือ TIF
แนวคิดของจดหมายเหตุ คือ การต้องการเก็บเอกสารจดหมายเหตุที่มีคุณค่าเกี่ยวกับเหตุการณ์ บุคคลหรือองค์กรในระยะยาวเพื่อการเข้าถึง ใช้งานซ้ำหรือเพื่อพิมพ์เผยแพร่ซ้ำ เพื่อการศึกษา ค้นคว้าและวิจัย เป็นต้น ดังนั้น การเลือกบันทึกเอกสารในฟอร์แมต JPG ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อการนำเสนอผ่านเว็บ โดยมีการลดความละเอียดของไฟล์ภาพ ซึ่งเป็นเหตุผลหลักที่ไม่ควรใช้เป็นฟอร์แมตสำหรับบันทึกเอกสารจดหมายเหตุ ตามแนวคิดของจดหมายเหตุ โดยฟอร์แมตสากลควรเป็น TIFF อย่างไรก็ดีหากมีความจำเป็นต้องใช้ JPG ก็ควรกำหนดเป็นคุณภาพสูง
- การกำหนดโหมดสีที่ถูกต้องในกระบวนการ Digitization วัตถุต้นทาง
พบว่าหลายหน่วยงานไม่มีการกำหนดโหมดสีที่ถูกต้องในกระบวนการ
Digitization ไม่ว่าจะเป็น CMYK หรือ RGB
- เอกสาร PDF/A
เอกสาร PDF/A มีวัตถุประสงค์เพื่อการสงวนรักษาเอกสารอย่างเอกสารจดหมายเหตุ ตาม ISO/IEC 19500-1:2012 ขณะที่เอกสาร PDF เพื่อเอกสารทำงานทั่วไป
- การบันทึกเอกสารแบบฝังฟอนต์
รัฐบาลออกประกาศส่งเสริมให้หน่วยงานของรัฐใช้ฟอนต์ที่รัฐบาลกำหนดในการสร้างเอกสารราชการ อย่าง ฟอนต์ TH-Sarabun-PSK แต่ประเด็นชวนคิด คือเมื่อมีการส่งเอกสารที่ใช้ฟอนต์ TH-Sarabun-PSK ไปให้บุคคลอื่นในหน่วยงานอื่นที่ไม่มีฟอนต์ TH-Sarabun-PSK นี้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ก็จะเกิดปัญหาฟอนต์ error ไม่สามารถอ่านข้อควาในเอกสารได้ นอกจากนี้จะแน่ใจได้อย่างไรว่าฟอนต์ที่ใช้ในเอกสารปัจจุบันจะไม่เสี่ยง error ในอนาคต
จากตัวอย่างประเด็นที่พบข้างต้น จึงควรมีการพิจารณามาตรฐานการผลิตสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ ยกตัวอย่าง หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุ ในบทที่ 3 ซึ่งมีการนำเสนอมาตรฐานที่เกี่ยวข้องในการผลิตสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ เช่น การบริหารจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสารดิจิทัล การสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ การจัดการเอกสาร PDF การฝังฟอนต์ และ การแปลงไฟล์ PDF ที่ถูกต้อง โดยเอกสารเล่มนี้เป็นความร่วมมือของสำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.) และ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุตามที่ระบุในเอกสารปัจจุบันคือ เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร เอกสารจดหมายเหตุประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง และเอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ แล้วเนื้อหาที่สร้างขึ้นมาในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่ครั้งแรก (Born-digital content) จัดเป็นเอกสารจดหมายเหตุหรือไม่ จัดเป็นเอกสารจดหมายเหตุประเภทใด
- เอกสารในฟอร์แมต XLS จะจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
- email จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
- ข้อความ Social media และ Social networking จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
- เอกสารจากการทำงานผ่านระบบออนไลน์ จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
- Source code ของโปรแกรมที่หน่วยงานพัฒนา หรือว่าจ้างพัฒนาจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
- Website ต่างๆ ของหน่วยงาน จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
ยกตัวอย่างเว็บไซต์ Internet Archive
Internet Archive เป็นจดหมายเหตุดิจิทัลของโลก เก็บรวบรวมสื่อหลากหลายประเภท เช่น หน้าเว็บไซต์ของหน่วยงานต่างๆ ทั่วโลกตั้งแต่อดีตจนกระทั่งปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ในอดีตที่เก็บรวบรวมมาและยังสามารถทำงานได้ หนังสือ ภาพถ่าย และไฟล์เสียง เป็นต้น ผู้สนใจสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดสื่อต่างๆ เพื่อการศึกษา ค้นคว้าและวิจัยตามต้องการ
เมื่อสื่อมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ แนวทางการดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารจัดการห้องสมุด จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ก็มีความจำเป็นที่จะต้องทบทวนและพัฒนาปรับปรุง เพื่อให้รองรับการเปลี่ยนแปลง โดยพิจารณามาตรฐานและประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง แต่ละงานหรือโดเมนอย่างห้องสมุด จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ก็มีลักษณะและธรรมชาติที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรให้ความสำคัญเรื่องมาตรฐานการบริหารจัดการสำหรับแต่ละโดเมน
——————————————————-
ที่มา: ร่วมสร้างสรรค์แบ่งปันความรู้เพื่อสังคมแห่งการเรียนรู้. สืบค้นจาก, http://www.thailibrary.in.th/2019/02/25/digital-lam-management-guideline/
