การทำลายหนังสือราชการ

         สวัสดีค่ะนักอ่านชาว KM ทุกท่าน วันนี้ผู้เขียนจะมาขอเล่าเรื่องราวความสำคัญของการทำลายหนังสือราชการ โดยปกติแล้วงานสารบรรณจะมีหน้าที่ในส่วนของการดูเอกสารทางราชการตั้งแต่การร่างหนังสือ การส่งออก การจัดเก็บรักษา ไปจนถึงการทำลายเอกสาร โดยอ้างตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อที่ 66 – 70.2 กำหนดให้ดำเนินการทำลายหนังสือทางราชการภายใน 60 วันหลังจากสิ้นปีปฏิทิน ซึ่งหนังสือราชการที่ทำลายก็จะเป็นหนังสือทางราชการที่ครบอายุการเก็บตามระเบียบของงานสารบรรณ หรือเป็นหนังสือที่หมดความจำเป็นในการใช้งานแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนงาน จึงมีความจำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนงานมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารในปีต่อๆไป

          เรามาดูขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการกันค่ะ ว่ามีวิธีการอย่างไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 1 สํารวจเอกสารและสิ่งของที่จะทําลาย พร้อมทั้งแต่งตั้งคณะกรรมการสํารวจเอกสารและสิ่งของ โดยประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน

ขั้นตอนที่ 2 เมื่อสํารวจเอกสารและสิ่งของเรียบร้อยแล้ว จัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย โดยเรียนถึงหัวหน้าของส่วนงาน

ขั้นตอนที่ 3 รายงานผลการสํารวจเอกสารและสิ่งของตามแบบบัญชีหนังสือขอทําลาย ให้หัวหน้าของส่วนราชการเป็นผู้พิจารณา

ขั้นตอนที่ 4 หัวหน้าของส่วนงานพิจารณาสั่งการ

ขั้นตอนที่ 5 ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณาเห็นชอบ (ในส่วนของสำนักฯ ส่งถึงหัวหน้าหอจดหมายเหตุ จังหวัดสงขลา) เพื่อพิจารณาเห็นชอบให้ทำลายตามรายการที่ได้ขอไป

ขั้นตอนที่ 6 การทําลายหนังสือ หน่วยงานทำลายเอกสารดังกล่าวโดยวิธีการที่ได้ระบุไว้

ขั้นตอนที่ 7 รายงานผลการทําลายหนังสือให้หัวหน้าของส่วนงานทราบ เป็นอันเสร็จสิ้น

          ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านทุกท่านนะคะ และอย่าลืมกด LIKE & SHARE ให้ด้วยนะคะ ❤

เอกสารอ้างอิง
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526.ค้นจาก https://bit.ly/317Uwsw