เทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย

         สวัสดีค่ะทุกท่าน กลับมาพับกบเอ้ย ! พบกลับสาระดีดีเช่นเคยนะคะ สำหรับวันนี้ผู้เขียนจะขอเล่าเทคนิคการร่างหนังสืออย่างง่าย เชื่อว่าหลายๆท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐหรือทำงานเอกชนเองก็ตาม ต่างก็คงเคยเห็นหนังสือราชการ อันที่จริงแล้วตามระเบียบงานสารบรรณเองก็จะแบ่งประเภทของหนังสือราชการ เป็น 6 ประเภท ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือภายนอกหนังสือสั่งการ หนังสือประทับตรา หนังสือประชาสัมพันธ์และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งหนังสือทุกประเภทล้วนก็มีความสำคัญและใช้ตามบริบทที่ต่างกันออกไป
    ด้วยตัวผู้เขียนเองปฏิบัติหน้าที่งานสารบรรณ สังกัดฝ่ายสนับสนุนงานบริหาร ของสำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ วันนี้ก็จะขอรวบรวมเทคนิคการร่างหนังสือราชการอย่างง่าย สำหรับทุกท่านที่ทำงานในหน่วยงานของรัฐซึ่งต้องติดต่อกันไปมาระหว่างหน่วยงานทั้งในม.อ. หรือหน่วยงานอื่นๆ ก็ดี
  ในบล็อกนี้จะไม่ขอลงรายละเอียดลึก แต่จะขอเล่าถึงส่วนประกอบที่สำคัญและเทคนิคดีดีของการร่างหนังสือราชการนะคะ มาดูกันเลยค่ะ

1. การเขียนหัวเรื่อง คือหัวเรื่องที่เราต้องการจะสื่อ เน้นใจความย่อสั้นที่สุด กระชับ โดยเราจะต้องคำนึงถึงสองส่วน ได้แก่ให้พอรู้ใจความของหนังสือ และให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง เพราะฉนั้นเรื่องที่ดีต้องมีลักษณะดังนี้ค่ะ
– ย่อสั้นที่สุด ไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
– สื่อใจความหลักของสาร ดูแล้วรู้ว่าผู้ส่งสารต้องการอะไรจากเรื่องนี้ เน้นเป็นประโยคที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ขอความอนุเคราะห์/ขอส่งข้อมูล/ตรวจสอบหนี้สิน/ขอความร่วมมือ
– แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้ เพื่อความสะดวกในการค้นหาและใช้อ้างอิง

2. การเขียนคำขึ้นต้น
เป็นอีกเรื่องที่สำคัญทีเดียวค่ะ เพราะคำขึ้นต้นต้องใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยทั่วไป
▶ กรณีหนังสือระบุถึงตัวบุคคล ให้ใช้คำว่า เรียน เช่น เรียน ผู้อำนวยสำนักฯ
▶ กรณีหนังสือระบุถึงหน่วยงาน ให้ใช้คำว่า ถึง เช่น ถึง สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ

3. การเขียนเนื้อเรื่อง
การเขียนเนื้อเรื่องถือเป็นหัวใจหลักของการเขียนหนังสือราชการ เนื้อเรื่องที่ดีควรชัดเจน ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย ผู้รับสารอ่านแล้วเข้าใจถึงสารที่จะสื่อ โดยเราอาจจะแบ่งข้อความเป็น 2 หรือ 3 ตอน ตามความเหมาะสม เช่น

ตอนที่ 1 เหตุที่มีหนังสือไป มักจะเริ่มต้นด้วยการอ้างเหตุของหนังสือ ซึ่งอาจจะมาจากหลายๆสาเหตุ เช่น สาเหตุจากผู้มีหนังสือ สาเหตุจากผู้รับหนังสือ หรือ สาเหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น ขึ้นต้นด้วยคำใดคำหนึ่งต่อไปนี้ เช่น ด้วย เนื่องจาก ตาม…..นั้น ตามที่……นั้น
** เรามีทริคเพิ่มเติม หากในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ซึ่งไม่เคยติดต่อกันมาก่อนจะใช้คำว่า ด้วย และ เนื่องจาก **

ตอนที่ 2 การเขียนเรื่องต่อเนื่องและผลของเรื่องนั้น ส่วนนี้เราต้องย่อเอาเนื้อความที่เป็นเนื้อหา และที่เกี่ยวกับประเด็นที่อ้างเป็นเหตุให้ต้องมีหนังสือไป โดยต้องกำหนดเป้าหมายของหนังสือว่าผู้ส่งสารต้องการให้ผู้รับสารทำอะไร อย่างไร ที่ไหน ต้องระบุวันเวลา สถานที่ ให้ชัดเจน หรือถ้ามีการประสานงานจะต้องระบุผู้รับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ ก็จะครบถ้วนเลยค่ะ

ตอนที่ 3 ส่วนสรุปและบอกถึงจุดประสงค์ เป็นส่วนสุดท้ายที่ผู้ส่งสารต้องกลั่นกรองเนื้อหาทั้งหมดที่เราได้ร่างมาว่าสุดท้ายแล้ว เราต้องการให้ผู้รับสารทำอย่างไรกับเรื่องนี้ต่อ มาดูตัวอย่างกันค่ะ

• เพื่อทราบ → จึงเรียนมาเพื่อทราบ จึงเรียนมาเพื่อแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• เพื่ออธิบาย → จึงเรียนมาเพื่อซ้อมความเข้าใจมาเพื่อจะปฏิบัติให้ถูกต้องต่อไป
• เพื่อยืนยัน → จึงเรียนมาเพื่อยืนยันขอให้ปฏิบัติตามเดิม
• เพื่อขอร้อง → จึงเรียนมาเพื่อขอความกรุณาโปรดให้ความร่วมมือเป็นวิทยากรอบรมในครั้งนี้
• เพื่อหารือ → จึงเรียนมาเพื่อหารือว่า ในกรณีดังกล่าวควรจะดำเนินประการใด ขอได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย
• เพื่อกำชับหรือเป็นคำสั่ง → จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป
• เพื่อเตือน → จึงเรียนมาเพื่อเตือนให้ท่านโปรดชำระหนี้สินคงค้างโดยด่วน

          ผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านทุกท่านนะคะ และอย่าลืมกด LIKE & SHARE ให้ด้วยนะคะ ❤