โดย
สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส. หรือ KMI)
แม้ว่า สคส. จะทำงานด้านนี้มาเป็นเวลากว่าสิบปีแล้วก็ตาม แต่บทความที่เขียนอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการนำ KM ไปใช้ในองค์กรอย่างเป็นขั้นเป็นตอนนั้นถือว่ามีน้อยมาก งานเขียนหรือบันทึก (บล๊อก) ส่วนใหญ่มักจะอยู่ในรูปของการเล่าประสบการณ์เป็นงานๆ ไป ภายใต้ความเชื่อที่ว่าการนำ KM ไปใช้นั้นไม่สามารถลอกเลียนกันได้ เพราะในแต่ละองค์กรนั้นล้วนมีบริบทที่แตกต่างกันไป บางทีการเขียนสรุปออกมาเป็นขั้นตอนที่ตายตัวเพื่อให้นำไปใช้อาจก่อผลร้ายมากกว่าผลดีก็ได้
เนื่องในโอกาสที่ สคส. essay preis. เปิดตัวเว๊ปไซด์ใหม่และต้องการให้คนใน สคส. เขียนบทความมากขึ้น ผม (ศ. นพ. วิจารณ์ พานิช) เองก็คิดว่าคงจะถึงเวลาแล้วที่จะต้องสรุปประสบการณ์ต่าง ๆ ออกมาเป็นบทความบ้าง จึงขอประเดิมด้วยการ “ตกผลึก” คำแนะนำต่าง ๆ ที่เคยให้กับองค์กรต่าง ๆ ไว้ในบทความนี้ โดยจะทยอยเขียนออกมาเป็นตอน ๆ เพื่อสะท้อนให้เห็นเกี่ยวกับประเด็นเรื่องการนำ KM ไปใช้ในองค์กรว่ามีขั้นตอนอะไร และปัจจัยที่สำคัญในแต่ละขั้นตอนนั้นเป็นอย่างไร โดยได้แบ่งเนื้อหาออกมาเป็นบทความหลายตอน ทั้งนี้เพื่อที่บทความแต่ละตอนจะได้ไม่ให้ยาวจนเกินไป สำหรับในตอนแรกนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก หากไม่ได้ทำหรือข้ามขั้นตอนนี้ไป ผมรับรองได้ว่าในที่สุดแล้วการผลักดันเรื่อง KM นี้ก็จะเป็นไปอย่างยากลำบาก เพราะขั้นตอนนี้เป็นการสร้างความตระหนัก (Awareness) สร้างการมีส่วนร่วม (Participation) และความมุ่งมั่น (Commitment) ของผู้บริหารทุกๆ ท่านในองค์กร
ขั้นตอนแรก เป็นการทำความเข้าใจกับกลุ่มผู้บริหาร เรียกว่าเป็น Executive Overview Session หรือบางที่ก็จัดในลักษณะ KM Kick-off เป็นการพูดภาพใหญ่ให้ผู้บริหารเห็น ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อให้เห็นพลังของการนำ KM เข้ามาใช้ภายในองค์กร ทำให้ทุกท่านเห็นความสำคัญของเรื่องนี้ และเกิดความตระหนักว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งที่ผู้บริหารทุกท่านต้องร่วมรับผิดชอบ ไม่ใช่ตกอยู่ในความรับผิดชอบของผ่าย/แผนก หรือทีม KM เท่านั้น (ทีม KM มีบทบาทในการช่วยประสานงาน ช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินในเรื่องนี้) อีกทั้งชี้ให้เห็นว่าผู้บริหารมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จนี้อย่างไร Overview Session นี้อาจใช้เวลาเพียงแค่ไม่กี่ชั่วโมงหรืออาจจะขยายเป็นทั้งวันก็ได้ เพื่อให้ผู้บริหารได้มีโอกาสคิด “หัวปลา” หรือ “Knowledge Vision (KV)” ร่วมกันด้วย (โดยจัดเป็น Workshop ที่ต่อเนื่องจาก Overview ไปเลย)
สำหรับท่านที่ไม่คุ้นกับโมเดลการจัดความรู้เบื้องต้น ซึ่งผมเรียกว่าอาจจะงงอยู่ว่าการหา “หัวปลา” หรือทำ Workshop เพื่อช่วยกันคิด Knowledge Vision นั้นคืออะไร? หากจะให้อธิบายสั้นๆ ก็คือการคุยกันว่าความรู้อะไรสำคัญต่อพันธกิจหรือวิสัยทัศน์ของเรา (ขององค์กร) ความรู้อะไรที่จะนำไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ (ในเรื่อง KM) เป้าหมายหรือภาพที่ปรารถนา (วิสัยทัศน์) นี้ต้องไม่ใช่สิ่งที่เขียนไว้กว้าง ๆ หรือเป็นนามธรรมเท่านั้น ยิ่งถ้ากำหนดเป็นเป้าหมายที่ชัดเจนได้ก็ยิ่งดี เขียนสรุปออกมาให้เห็นชัดเจนว่าองค์กรต้องการจะได้จะเป็น จะเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไร (ซึ่งข้อมูลนี้จะนำมาใช้จัดทำ KPI เพื่อใช้ในการติดตามประเมินผลต่อไปในภายหลัง) เป็นการกำหนดว่าถ้าจะให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้นี้ ความรู้ที่จำเป็นและต้องมี หรือ KV ที่ว่านี้คืออะไร
ผลจากการทำ Workshop อาจทำให้ได้ KV ออกมามากมาย สามารถร้อยเรียงได้เป็น Knowledge Map (แผนผังที่เขียนเชื่อมโยงกันในลักษณะ Mind Map) และผู้บริหารจะต้องร่วมกันจัดลำดับความสำคัญและวางแผนว่าในปีนี้ เราจะจัดการกับ KV สักกี่ตัวดี ปีนี้จะเลือกทำ KV ตัวไหน การกำหนด KV ในขั้นตอนนี้จะเป็นข้อมูลที่สำคัญ ทำให้พอมองเห็นภาพว่าในระยะแรกเริ่มนี้เราจะต้องจัดให้มี CoP (Community of Practice) อะไรบ้าง จะได้เริ่มเห็นภาพผู้ที่จะเข้ามามีส่วนร่วมใน CoP นั้น ๆ ซึ่งผมเรียกคนเหล่านั้นว่า “คุณกิจ” ซึ่งก็คือคนที่ทำกิจกรรมนั้น ๆ หรือเป็นผู้ปฏิบัติงานนั่นเอง
นี่คือขั้นตอนแรกหรือWorkshop แรกที่ผมเห็นว่าสำคัญและเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ถือเป็นปัจจัยที่จำเป็นต่อการ Implement KM ให้ได้รับความสำเร็จครับ (โปรดติดตามขั้นตอนต่อไปได้ในบทความตอนที่ 2 ครับ)
——————————————————-
ที่มา….สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม. สืบค้นวันที่ 13 ก.ย. 62, จาก https://kmi.or.th/kmknowledge/
